Der Beruf des Hotelkaufmanns

Hotelkauffrau/-mann – Das Organisationstalent und der Ansprechpartner für alle Fälle


Wenn um 18 Uhr eine Gastanfrage nach einem besonderen Überraschungsfrühstück an der Rezeption ankommt beziehungsweise eine Buchung für ein spontanes Meeting des im Ort ansässigen Großunternehmens eintrifft, dann schlägt unter anderem die Sternstunde der/des Hotelkauffrau/-manns. Nun werden alle Energien und Optionen ausgeschöpft, um den Wünschen nicht nur nachzugehen, sondern sie bestmöglich zu erfüllen. Oft mit nicht so wenig Zeitpuffer geht es in der Vielzahl der Fälle um eine klare Planung und strukturierte Organisation von individuell vorgetragenen Anforderungen. Hotelgäste, Privatleute oder Betriebe stellen eine bunte Auswahl an Anfragen, um Events, Urlaubsreisen oder andere Anliegen realisieren zu wollen. Und nun befindet sich die/der Kauffrau/-mann in seinem Element, wenn er vor und hinter den Kulissen die Strippen in die Hand nimmt, um alle beteiligten Personen sowie Firmen zu vereinen. Wenn Reisegruppen oder Privatgästen das perfekte Erlebnis beschert bekommen und dabei die für das Hotel passende Kalkulation vorgenommen werden kann, blüht der Mitarbeiter richtig auf.

Allgemeines


Hotelkaufleute finden primär Einsatz in selbstredend Hotels, aber auch diversen Gasthöfen, Pensionen und weiteren Varianten von Unterkünften mit regem Publikumsverkehr. Ob in einem Restaurant oder einem kundenbasierten Cateringbetrieb stehen der/dem Kauffrau/-mann viele Türen offen. Dies reicht sogar soweit, dass unterschiedliche Varianten der Naherholung – in einer Kuranlage oder einer Privatwohnanlage – ebenso lockende Offerten darstellen. Als eine sehr spezialisierte Nische schließt die Arbeit in einem Reisebüro den wundervollen Überblick über die Einsatzgebiete dieses Berufs ab. Ein/e Hotelkauffrau/-mann kommt der/dem Planer/in, Organisator/in und im besonderen Sinn als Strippenzieher/in gleich. Die Einführung von Struktur in jedes Arbeitssegment und die parallel laufende Kontrolle des hauseigenen Budgets sowie der Gewinnplanung stehen bei diesem zu gewissem Maße ökonomisch basierten Berufsbild auf der Tagesordnung. Aber abseits davon steht der Beruf Hotelkauffrau/-mann auch für sehr viel mehr. Und dies soll in den nachfolgenden Kapiteln genauer unter die Lupe genommen werden.

Info: Es besteht ein wesentlicher Unterschied zwischen Hotelkauffrau/-mann und Hotelfachfrau/-mann. Letztgenanntes Berufsbild präsentiert sich für den Ablauf in Service, Gastronomie und Empfang verantwortlich, während sich die/der Kauffrau/-mann vorwiegend um die ökonomische, daher kalkulatorische Seite jeglicher Angelegenheiten des Hotels oder einer vergleichbaren Institution kümmert.

Das weite Aufgabenfeld


Die Organisation von speziellen persönlichen aber auch unternehmerischen Vorstellungen formen sich als eine der Hauptaufgaben. Dabei erschließt sich im vielseitigen Betätigungsfeld der/des Hotelkauffrau/-manns der Überblick über die Bereiche Küche, Restaurant oder gar die Abwicklung der einzelnen Zimmerbelegungen und anderer Serviceaufgaben als unerlässlich. Diese Einzelsegmente der Hotellerie müssen schließlich zusammenspielen, sie müssen einfach so reibungslos wie möglich funktionieren. Für diesen alltäglichen Ablauf ohne Reibungspunkte stehen folgende Aufgabenfelder unter der Kontrolle des Berufsbildes Hotelkauffrau/-mann:

  • Personalplanung (Dienstplanung, externe Buchung für saisonale Highlights, usw.)
  • Preisbildung (Einkauf, Angebote, Events, usw.)
  • Kundenkontakt (Rezeption, Veranstaltungskontakt, Programmplaner, usw.)
  • Internes Buchungssystem
  • Rechnungswesen
  • Terminkoordination
  • Öffentlichkeitsarbeit (Marketing, Kommunikation, Messeauftritte, usw)
  • Kalkulatorische Verwaltung
  • Bürokratische Aufgaben (Reklamation, Anmeldungen, Archivierung, usw.)
  • Produktprüfung (Küche, Interieur, Zimmer, usw.)
  • Bearbeitung von Bestellungen
  • Kontrolle des Zahlungsverkehrs
  • Personalbeschaffungsmaßnahmen
  • Einholen und Beurteilen von Angeboten
  • Time Management und vieles mehr


Daher kann sich die/der Hotelkauffrau/-mann auf einen durchaus kunterbunten und sehr abwechslungsreichen Berufsalltag freuen – dies hängt natürlich auch vom Einsatzort und der Institution ab. Mit dieser vergnüglichen Mischung und der dadurch verbundenen Vermeidung von allzu großer Routine geht jedoch eine gewisse Verantwortung einher – höher als in vielen anderen Berufsfeldern. Beim Thema Personal agiert die/der Hotelfachfrau/-mann jedoch nicht als reine Kontrollinstanz, ob alle Termine eingehalten werden und wann die Verhältnisse Arbeit-Freizeit deklariert sind. Vielmehr steht ihr/ihm auch die Aufgabe zu, das „Wie“ der Arbeit der Mitarbeiter zu definieren. Daher organisieren die aktiven Kauffrauen/-männer im Hotel beziehungsweise in der Gastronomie nebenbei Mitarbeitergespräche. Des Weiteren bieten Schulungen und die Auswahl bestimmter Fachkompetenzen wirkungsvolle Optionen, die Arbeitsweise im Hinblick auf die unternehmerische Philosophie des Arbeitgebers auszurichten und idealerweise zu verbessern. Im Sinne der Wirtschaftlichkeit sieht sich die/der Hotelkauffrau/-mann als verantwortlich für das korrekte Verhältnis von Einnahmen und Ausgaben. Im Rechnungswesen werden folgend relevante Aufgaben realisiert:

  • Zimmerpreise
  • Verpflegungspakete
  • Bepreisung von extra Leistungen
  • Lohnbuchhaltung
  • Einkauf
  • Verantsaltungsbudget


Es ist erkenntlich, dass die/der Hotelkauffrau/-mann die/der Frau/Mann für alle Fälle und somit ein sehr wichtiger Bestandteil des Erfolges einer beispielsweise Hotelkette ist. Mit großer Verantwortung und gleichbedeutend mit vielen Einsatzgebieten erweist sich diese bewusste Berufswahl für einen Lebensweg ohne großartige Routine, mit viel Personenkontakt und dem Potenzial auf Herausforderungen.

Eignung als Hotelkauffrau/-mann


Als Hotelkauffrau/-mann steht ein aufgeschlossenes Wesen mit freundlichem Lächeln an der Tagesordnung. Dabei fungiert der Mitarbeiter als steter Ansprechpartner für die Wünsche der Hotelgäste – und nicht nur dieser – zur Verfügung. Menschen mit folgenden Eigenschaften eignen sich insbesondere für diesen Beruf:

  • Stressresistenz
  • Selbstorganisation
  • Offene und freundliche Charakteristik
  • Akribie und Sorgfalt
  • Kritikfähigkeit
  • Ausgeprägtes Empathievermögen
  • Flexible Einsatzbereitschaft


An jedem einzelnen Arbeitstag können verschiedene Anforderungen auf die/den Hotelkauffrau/-mann treffen. Daher helfen diese Kompetenzen bei unterschiedlichen Schichten und diversen (Kunden-)Kontakten:

  • Konzentration auf mehrere Aufgabenfelder gleichzeitig
  • Bewusstsein für lange Arbeitstage
  • Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
  • Dienstleistungsgedanke zu jeder Zeit
  • Spontanes Eindenken in Situationen
  • Ausgeprägte Merkfähigkeit
  • Angemessene Ausdrucksweise


Die/Der Hotelkauffrau/-mann muss sich der ungewöhnlichen Arbeitszeiten bewusst sein. Ein Hotel präsentiert sich für 24 Stunden am Tag ansprechbar für seine Gäste und auch externen Kontaktquellen. Natürlich ruft dies nach einer Arbeitsschichtplanung, welche nicht dem klassischen 9-till-5-Jobs entspricht. Es kann durchaus vorkommen, dass eine Woche Nachtschicht auf den Mitarbeiter wartet. Dazu gesellt sich noch die Tatsache, dass vor allem zu Ferienzeiten oder an saisonalen Höhepunkten wie Ostern, Weihnachten und Silvester meist sogar mehr Personal benötigt wird. Wenn die/der Kauffrau/-mann um diese Besonderheit weiß, kann keine Überraschung folgen. Das Personal der Hotellerie und Gastronomie arbeitet nun einmal genau dann, wenn andere feiern oder ihre Freizeit genießen – aber dies ist Teil des Berufsbildes und sollte im Vorfeld bedacht worden sein.
Als kleiner Vorteil für die/den Hotelkauffrau/-mann erweist sich, dass ein paar mehr Freiheiten bezüglich der Dienstzeiten gegenüber dem Service-, Empfangs- und Gastronomiepersonals auf sie/ihn warten. Dies liegt darin begründet, dass sich der Haupteinsatzort hinter den Kulissen im Organisationsbüro befindet. Jedoch gleicht sich dies oft dadurch aus, dass sich im Vorfeld bestimmter Anfragen und spezieller Anforderungen ausreichend Arbeit abzeichnet. Natürlich lösen sich die klar definierten Arbeitsschichten bei der Umsetzung eines aktuell geplanten Projektes/Events nahezu auf. In diesen Fällen kann einfach nicht nach starren Zeitvorgaben gehandelt werden, hier heißt es jetzt Einsatz zu zeigen und Zeitlimits einzuhalten. Wie so oft warten dabei oft genügend kleine Probleme und andere „Zeitfresser“ auf den Organisator. Dafür stehen aber im Nachhinein Ausgleichsregelungen zur Verfügung.

Vernetzung diverser Anforderungen führt zum Erfolg


Die verschiedenen Ansprüche des Kundenkontaktes – egal ob die Wünsche telefonisch oder persönlich vis-a-vis angebracht werden – verlangen Akribie, Aufmerksamkeit und ein gewisses Maß an Empathie. Für eine Planung einer Hochzeitsgesellschaft in den Hotelräumlichkeiten beispielsweise gilt es folgend nun nicht nur zuzuhören, sondern auch in diesem Gespräch ein Gespür für die Kunden zu entwickeln, um mehr als den geforderten Rahmen entstehen lassen zu können.
Die Abwicklung jedes dieser Organisationsaufgaben sollte beim Gast den Eindruck des Perfektionismus und bei Veranstaltungen das Resultat mit dem Prädikat „Perfekt“ erzeugen. Das Verständnis für die Abläufe in jeder Abteilung macht die Planung sowie die Einbindung aller Beteiligten um vieles einfacher. Zeitmanagement ohne Wartezeiten und die Vermeidung von Zeitdruck, demotivierenden Situationen und daher unerwünschter Reibung zwischen Personen im Betrieb beziehungsweise mit dem Auftraggeber stehen in diesen Situationen klar im Fokus. Der mitunter bedingte Mehraufwand aufgrund solcher besonderer Highlights muss gleichermaßen wirtschaftlich für das Hotel kalkuliert werden können. Und schon steckt der Teufel im Detail, denn ohne ökonomische Fachkenntnisse lässt sich das Berufsfeld der/des Kauffrau/-manns einfach nicht umsetzen. Daher ist und bleibt das Wissen um alle mitwirkenden Arbeitsbereiche unerlässlich, damit deren Kraft und Energie, Ausgaben und Planungsetats ohne Komplikationen eingeschätzt und eingehalten werden können.
Es ist leicht zu erkennen, dass die/der Hotelkauffrau/-mann somit auch als Ansprechpartner für sämtliche Gewerke der Gastronomie und Hotellerie fungiert. Dabei spielt diese Hotelinstanz oft auch die Vermittlerposition zwischen den Abteilungen. Ob arbeitsrelevante oder persönliche Befindlichkeiten gilt es für einen ordnungsgemäßen und zielorientierten Arbeitsablauf zu klären. Daher kann es durchaus vorkommen, dass die/der Kauffrau/-mann im Kollektiv ebenso als Vertrauensperson angesehen wird. Nur so kann ein weiterer perfekter Arbeitstag am Kunden, Gast sowie mit den Mitarbeitern erfolgreich absolviert werden – und morgen wartet schon wieder eine neue Herausforderung!

Folgende Berufe könnten Dich auch interessieren